Resumo do Capítulo 9 "A Avaliação do Evento"

Cada evento deve ser sempre avaliado, portanto todo empreendimento, principalmente se exige grande aporte de verbas, em que requer atenção especial para avaliação do mesmo. Contudo, esse tipo de avaliação, tem interesse de várias categorias de profissionais que disputam para o sucesso do evento, em que engloba algumas pessoas assim como, o promotor, o responsável pelo seu planejamento, organizações, dentre outros, que nestes, terá o propósito de provê-los de um feedback a respeito dos trabalhos e se for o caso, aperfeiçoa-los.
Contudo, o promotor de determinado evento, deve saber se tal investimento teve retorno desejado, mas avaliando se foi conforme os seus objetivos, que não são os mesmos do promotor do evento. Com isso, quanto mais claros e mais explícitos forem estes objetivos, terá uma facilidade para a avaliação final do evento.
Então, surge uma lista de objetivos que tal promotor deve obter com um patrocinador seus objetivos genéricos e específicos, essas podem ser apresentadas através de um check-list que mostra os objetivos de cada um. Esse tipo de check-list que foi sugerida para esse tipo de avaliação, mostra uma leitura objetiva dos resultados e ilustra de forma convincente as conclusões apresentadas. Contudo, para esse tipo de avaliação, deve se tomar os itens da organização do evento, avaliando assim, o que funcionou mais ou menos bem, o que funcionou regularmente ou até mesmo o que não funcionou.

Avaliação do Ponto de Vista dos Visitantes
Cada evento tem um tipo de avaliação, e os participantes sempre tem um tipo de visão diferenciada, portanto esse tipo de avaliação, feita pelos visitantes ali presentes, é de grande interesse do promotor do evento e do patrocinador, devido estes terem uma visão também crítica de forma que ajuda no aperfeiçoamento do próximo. É por isso, que o promotor do evento, faz um incentivo externo, fazendo um tipo de sorteio ou brinde, para atrair e contar com a colaboração de visitantes e presença dos mesmos. Portanto, tais incentivos e público ali presente, deve ser bem estudado, para que não tenha nenhum tipo de problema.

Apresentação dos Resultados aos Patrocinadores
Após toda essa avaliação de determinado evento, tem que haver uma discussão a respeito dos resultados alcançados, isso deve ser feito com o patrocinador, visando assim, não só fechar a avaliação como também, propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento que será organizado pelo promotor, podendo assim, ser discutida em diferentes etapas, conforme desejarem.

Resumo do capítulo 8 do livro: "Eventos - como criar, estruturar e captar recursos"

COMUNICAÇÃO E VENDA DO PROJETO

Depois de gerada a idéia, estruturado o projeto do evento, identificado o target de possíveis investidores, analisada a viabilidade financeira e realizado o planejamento comercial, o promotor do evento enfrenta, então, a parte mais difícil de sua tarefa, que é a venda do projeto a possíveis investidores. Para tanto, ele se defrontará com dois tipos de desafios: driblar prováveis recusas e/ou vencer a concorrência de outros promotores de eventos em busca de patrocínio.A venda se dá em várias fases, e a falha em alguma delas pode resultar em dificuldade para conclusão do negócio.

Fase I - Agendamento da visita

A primeira fase das vendas consiste no agendamento da visita. O vendedor, para chegar a esse agendamento, precisa vencer a primeira barreira, que é de uma atendente ou secretária, que seja “real” ou eletrônica, mas que o atenda.Enfim, para que os contatos telefônicos sejam realizados com sucesso, é preciso seguir algumas regras: não perder o foco ou esquecer o objetivo final da ligação, que é o agendamento; ser direto e objetivo, sem rodeios; mostrar firmeza e autoconfiança, porém sem arrogância; e por fim, ser sério, porém, simpático.

Apresentação pessoal

O modo de apresentação de um vendedor deve valorizar a empresa que ele representa. Uma forma é apresentar-se com seu nome e o da empresa completos.
Transpor barreiras de entrada

O vendedor sempre passa por algumas barreiras. Além das secretárias, tem também alguns assistentes do chefe ou de um departamento, que são treinados para barrarem as pessoas. A pessoa deve ser direta e firme naquilo que diz, de modo que domine a conversa, mas sem ser agressiva; ser sucinta e decidida é uma forma eficaz de mobilizar o indivíduo que o atende.

Conseguir o agendamento

Quando o vendedor conseguir transpor a barreira da secretária terá uma possibilidade de conversar com o seu contato-target, e a forma mais fácil de enfrentar essa etapa é usar o network do promotor ou de sua empresa.A idéia é, portanto, identificar um canal de entrada na empresa-target que faça com que o vendedor passe direto pela secretária e chegue ao contato, sem barreira nenhuma.

Fase II – Primeira reunião

É a forma de como o vendedor irá se apresentar ao contato-target, pois este estará de frente ao momento mais esperado, com isso, terá que utilizar de informações estratégicas e um forte entusiasmo, porém, tem que tomar um cuidado para não dispor de muitas explicações, até porque isso pode provocar uma margem negativa antecipadamente. Portanto, deve ser dito apenas o suficiente para despertar atenção e curiosidade do contato, correndo o risco de levar um “não” contato proposto. Com isso, devem ter algumas regras que são essenciais nesta fase, que são: Empatia; Conhecimento; Abordagem consultiva; e por fim, a motivação, sendo: segurança, inovação, dinheiro, empatia e status).

Fase III – A apresentação do projeto

A apresentação do projeto e a proposta comercial deve ser realizada, no momento em que, o vendedor se sentir pronto e certo de sua abordagem, e isso, pode ocorrer até mesmo na primeira reunião, ou posteriormente, que seja agendada ao final da primeira. E isso deve ser seguido algumas regras para a preparação de tal momento, assim como: Tempo da apresentação; Infra-estrutura tecnológica; Forma de apresentação; Cópias da apresentação; e por fim, Customização real.

Fase IV – A negociação

Depois da apresentação do projeto e da proposta comercial, tanto que sejam padronizados, ou até mesmo, para aquele prospect, parte-se para a fase de negociação, em que, o vendedor enfrentará uma série de objeções e questionamentos a respeito do seu projeto e seu valor. Tem alguns tipos de situações possíveis de objeção. Assim como: negativas firme e decidida; e por questionamentos e negativas abertas. Tem também, algumas regras para uma boa argumentação das objeções, como: não brigar por posições; não ficar preso a uma objeção; e por fim, ouvir e dar crédito ao cliente.

Fase V – Conclusão

Pode-se concluir que, fica um alerta para não confiar muito e não contar com recursos que já não estejam em suas mãos. Com isso, a negociação só termina quando é feita a assinatura do contrato. Portanto, uma das habilidades de um bom vendedor, é ser imediatista e não perder o foco nem o objetivo final da negociação, que é no entanto, a assinatura do contrato.

Fase VI – Follow-up

Este tipo de etapa do processo de venda, de um evento, como o follow-up, é necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, fazendo com que este, a invista nas futuras edições do evento ou até mesmo organizados ou promovidos por sua empresa. Contudo, é preciso que o promotor possa aproveitar esse encontro para garantir a pré-assinatura de contrato referente à próxima edição do evento que for proposto.

Resumo do capítulo 7 do livro: "Eventos - como criar, estruturar e captar recursos"

DESENVOLVIMENTO DE UM PLANO DE ATAQUE

Estudo do suspect

Estudar o suspect significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos, suas estrategias, e o seu orçamento.

Processo decisório

Envolve o entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva do suspect, através de três perguntas:
- que papel cada pessoa da empresa desempenha?
- qual o fluxo de decisão?
- quando elas decidem?

Que papel cada pessoa desempenha

É importante que o vendedor identifique rapidamente a pessoa certa e o processo de decisão dentro da empresa, para vender seu projeto. Isto, para que o ciclo seja menor e a venda, mais bem-sucedida. Os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas que participam da aquisição de projetos de eventos são:
- Decisor final: é aquele que dá a palavra final na decisão.
- Influenciador: é uma pessoa de confiança para a tomada de decisões da empresa. Não é facilmente identificada por não pertencer, na maioria das vezes, da área de aquisição de projetos.
- Consultor: é um indivíduo de fora da empresa que pode ser consultado sobre vantagens e desvantagens do projeto.
- Executores: são as pessoas responsáveis pela execução do evento e podem vetar um projeto, a partir de análises e observações sobre seus pontos fortes e fracos.

Fluxo de decisão

Os papeis podem ser exercidos informalmente dentro da empresa, ou de forma estruturada, onde o processo e o fluxo de decisão são bem implementados e divulgados dentro da empresa. O projeto pode entrar na empresa através da proposta do promotor (melhor para ele, por ter menos concorrência direta), ou por pesquisa que a própria empresa faz de projetos que estejam alinhados à suas propostas de marketing (maior concorrência para o promotor).

Quando eles decidem ?

A melhor época para iniciar a negociação com os suspects realciona-se com:
a. Planejamento da empresa: é importante identificar os períodos em que o departamento de marketing estará em planejamento. Recomenda-se que o vendedor aborde o suspect pouco antes deste período para garantir que seu projeto esteja na pauta de discussões.
b. Calendário fiscal: as empresas trabalham com calendários fiscais diferentres e, por isso estabelecem metas de receita e estratégias diferentes, em momentos também diferentes.

Abordagens personalizadas

É necessário que o vendedor prepare uma abordagem para que a mensagem seja eficiente e resulte em uma reunião com as pessoas corretas. Quando o vendedor já conhece pessoalmente o profissional que vai abordar, a marcação da reunião pode ser mais simples. Entretanto, quando eles não se conhecem e, ainda, quando o suspect desconhece também a empresa e o produto que serão oferecidos, é preciso estabelecer um plano de entrada para cada contato dentro da empresa, contendo os seguintes itens: contato-target (nome da pessoa que será contatada); objetivo da abordagem (para cada pessoa pode haver um objetivo diverso); forma de abordagem (com a qual o interlocutor se sinta mais à vontade para um primeiro contato, que deve ser posteriormente transformado em um contato pessoal ); mensagem (que deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios do suspect); e plano de conversa (planejamento da conversa, considerando possíveis respostas e dúvidas).

Campanhas personalizadas

O conjunto de todos os recursos de comunicação usados para contatar formalmente a empresa-target é chamado de "campanha". Os recursos empregaos nas campanhas de venda de projetos de eventos podem ser: e-mail de apresentaçao, envio de material, evento de lançamento, telegrama, campanha de mídia e e-mails sequenciais.

Na próxima postagem divulgaremos os resultados da pesquisa realizada com os visitantes da palestra e as fotos. Aguardem!!

FOLDERS - PATROCÍNIO E APOIO

Aqui está o primeiro exemplo de folder de divulgação de uma exposição chamada "Corpo Humano":

• Patrocínio: Universidade Anhembi Morumbi; Amil; Ministério da Cultura; Prefeitura do Estado de São Paulo; Estadão Cultura; Rádio Eldorado.


• Apoio: Fundação Bradesco.

Este segundo folder é sobre o Projeto "Corredor Cultural Rua da Bahia", de uma amiga nossa, já formada no Turismo da PUC, Bernadete Rodrigues. Ele traz:

• Patrocínio: Lei Municipal de Incentivo á Cultura; Fundação Municipal de Cultural; Prefeitura de Belo Horizonte.
• Apoio: PUC Minas

Resumo do Capítulo 6 do livro: "Eventos: Como criar, estruturar e captar recursos"

Resumo do Livro Eventos do Capítulo 6:
Planejamento da Venda
Ter um bom planejamento é sempre importante, até mesmo para o sucesso na venda de determinado projeto de evento. Com isso, algumas fases devem ser incluídas assim como: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
Treinamento
Contudo, o vendedor de determinado projeto de eventos, parte logo para a negociação, quando têm a lista de possíveis investidores, dentre outros para concretizar sua venda.
Experiência na aquisição de patrocínio
Para que obtenha um sucesso maior nas vendas, é necessário que tenha uma experiência na aquisição de patrocínio, até porque, quem nunca patrocinou eventos, enfrentará grandes problemas.
Estudo do mercado de eventos
O mercado deve ser de conhecimento de todos, até porque, é algo fundamental para entrar no ramo de negócios, e também, para quem deseja vender um projeto.
Estudo do Projeto
O vendedor deve ter um domínio do projeto, e ter muitas habilidades naquilo que faz, ou seja, ter um conhecimento aprofundado a respeito do projeto elaborado. Para que, este seja vendido com sucesso, é necessário conhece-lo muito bem.
Elaboração de Material de Apoio
O projeto de determinado evento, uma vez que é estruturado, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e por fim, bastante convincente. Assim alguns documentos devem ser apresentados como: impresso redigido em softtware para texto; slides ou outro softtware; folheto elaborado; e uma revista própria.
O formato escolhido independe, deve ser algo sucinto e suficiente, em que deve conter: apresentação institucional da empresa; conceito do evento; dados que justificam o evento; público-alvo e perfil dos convidados; formato do evento; cotas de patrocínio, benefícios e valores; dentre outras.
Apresentação Institucional da Empresa Promotora
Este, deve obter toda a história da empresa, em que deve ser apresentada em poucos parágrafos, só para que tenha conhecimento. A empresa apresenta o que ela está apta a executar o evento proposto de forma primorosa. No caso de empresa nova, devem recorrer a recursos a respeito do motivo da abertura do negócio elaborado.

Conceito do Evento
Este é realizado após a apresentação da empresa e de sua história, definido quando da elaboração do projeto. Em que, deve conter: tema central; missão; objetivo principal do evento; objetivos secundários; e, o público-alvo.
Dados que justificam o Evento
Os dados que foram de apoio ao promotor do evento, em determinado processo de geração, seleção e de teste de idéias, também podem ser apresentados aos patrocinadores, como forma de comprovação a relevância do evento. Contudo, a empresa promotora pode também, realizar uma pesquisa própria, para comprovar a importância do evento, em que, deve ter credibilidade.
Público-alvo e Perfil dos Convidados
O público-alvo, deve ser feita uma apresentação, bem rápida, do perfil e das características dos participantes a serem convidados. Agora, no caso de eventos corporativos, o promotor do evento pode fornecer uma lista de convidados que deve ter: tudo sobre a empresa; tudo a respeito dos profissionais; e por fim, algumas outras informações pertinentes.
Formato do Evento
É necessário que o patrocinador se sinta dentro de determinado evento, para que também haja uma possibilidade de divulgação da marca. Com isso, este formato deve conter os seguintes aspectos: tudo sobre o local; a data; as atividades; palestrantes; e por fim, o programa.
Cotas de Patrocínio, Benefícios e Valores
As cotas desse tipo de patrocínio deve conter os seguintes: benefícios oferecidos; número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento; condições de pagamento (parcelado, com reserva antecipada), (parcelado à vista, com desconto), (duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento) e, (parcelando, conforme negociação dos prazos); construção de uma proposta única de valor (capacidade de ouvir), (flexibilidade), (criatividade), (estrutura financeira) e, planejamento comercial.
Outras informações que fazem toda a diferença
As relações entre participantes e patrocinadores devem ser definidas como: participantes confirmados; patrocinadores confirmados (perfis semelhantes), (empresas concorrentes) e, empresas parceiras). Contudo, as empresas devem também divulgar os seus patrocinadores, desde que tenham ficado satisfeitos com sua participação, em que serão questionados pelos interessados pelo assunto.

MUDANÇA DA PALESTRA

A Palestra teve que ter seu conteúdo modificado de última hora, devido ao palestrante proposto, Daniel Marques, um dia antes do combinado para o evento, ou seja, ontem (dia 06/05/08), ter cancelado sua presença. O palestrante alegou que ocorreram problemas internos na Setur e, por isso, não poderia mais ministrar a palestra.

Diante disto, ainda fizemos algumas tentativas para remarcar com o Daniel, ou que ele enviasse um representante, entretanto, o que ocorreu conosco foi justamente o que o professor Edmundo havia chamado em sua última aula, de segunda-feira 05/05, de "negativa firme".

A partir disto nos concentramos na procura de algum outro palestrante que estivesse dentro de nosso tema de palestra institucional da Setur. Após inúmeras ligações frustradas para pessoas de várias instituições, indicadas pelo "ex-palestrante" e, quase que por um milagre (com um "divino empurrãozinho" da profa. Letícia), conseguimos que o Rubens da Trindade, que trabalha já há muitos anos dentro da Setur, aceitasse este desafio de substituir nosso palestrante "furão".

Com relação ao conteúdo da palestra o grupo ficou bastante satisfeito, por termos conseguido contornar uma situação bastante problemática (que, aliás, poderia ocorrer em qualquer outro tipo de evento, o que já nos dá até alguma experiência para realizações futuras), e por conseguirmos alguém que ministrasse uma palestra sobre um tema relacionado ao de início.

Gostaria de agradecer, em nome de todo o Grupo Sentidos pela participação de todos os alunos e inclusive, salientar nossos agradecimentos públicos ao palestrante Rubens da Trindade, que mostrou-se extremamente atencioso e prestativo aceitando ministrar a palestra "de última hora", e aos professores Léticia e Edmundo, ela, por ter nos ajudado muito no momento mais crítico do evento, e ele, por ter auxiliado em todas as etapas da organização e também no momento da palestra.

Obrigada a todos.

Nayana de Castro

ENDEREÇOS DOS BLOGS DO 5º PERÍODO DE TURISMO

GRUPOS – EVENTOS/5º PERÍODO - NOITE

1. PRODUTUR: produtur.blogspot.com

2. SENTIDOS: sentidosdeminas1.blogspot.com

3. PAUSA PRUM CAFÉ: pausaprumcafe-puc.blogspot.com

4. GRANFORMAGGIO: granformaggio.blogspot.com

5. ESTÓRIA VIVA:estória-viva.blogspot.com

6. CULTURA ENGARRAFADA: culturaengarrafada.blogspot.com

GRUPOS – EVENTOS/5º PERÍODO - MANHÃ

1. ESQUINA INCOMUM: esquinaincomum.blogspot.com

2. PESSOAS DE BEM: pessoasdebem.blogspot.com

3. DEGUSTAR EVENTOS: degustareventos.blogspot.com

Resumo do Capítulo 5 do livro: "Eventos: como criar, estruturar e captar recursos"

Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto:

SUSPESTS:Empresa e envestidores do universso target, são potenciais envestidores.

PROSPECTS:Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato.

LEADS:Empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato.

LEADS QUALIFICADOS:Empresas e pessoas de nivel decisório.

OPORTUNIDADES:Proposta emitida ao decisor do projeto.

VENDAS:Contrato assinado. Aconstrução de cenários de cotas de patrocinio e simulção de resultados.É necessário que o promotor tome algumas precauções:

- Considerar os beneficios.
- Verificar se há universso de patrocinadores target.
- Tomar cuidado para não criar dependencia.
- Simular tambem cenários.

Resumo do Capítulo 4 do livro: "Eventos: Como criar, estruturar e captar recursos"

Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos

Conforme é apresentado no texto, o promotor de determinado evento deve realizar várias pesquisas com o intuito de localizar e priorizar candidatos em condições de assumir o encargo. Contudo, serão analizados alguns requisitos que mostram as medidas que devem ser tomadas, assim como, a identificação do universo de possíveis patrocinadores; a seleção desse universo; a priorização das empresas dentro desse grupo; e a previsão dos resultados da arrecadação de recursos.

MODALIDADES DE OBTENÇÃO DE RECURSOS
PARA O FINANCIAMENTO DE EVENTOS

Os patrocinadores, hoje, tem muitas opções e buscam sempre aqueles patrocinados que mais crescem no mercado, para que invistam em suas verbas e para obterem melhores retornos para o seu investimento, tanto financeiro, quanto institucional, de acordo com os objetivos esperados.
Atualmente, o mercado apresenta várias fontes de obtenção de recursos assim como, patrocínio, co~patrocínio, patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal, parceria, apoio e venda de ingressos ou convites.
Além disto, o patrocinador tem uma um valor inestimável na elaboração de determinado projeto uma vez que, o patrocínio, é a transferência de recursos financeiros de um patrocinador para um promotor, com o intuito de realizar um evento ou de uma ação com finalidades que podem ser, por exemplo,promocionais.
As vantagens do patrocínio podem ser definidas através de alguns critérios: Vantagem financeira, que tem a participação de terceiros; Alavancar a imagem do eventoe do promotor, com a participação de algumas marcas bem famosas; e por fim, Alavancar os resultados com a participação de parceiros, que é quando a empresa promotora do evento tem parceiros que complementam o seu negócio.
Já as desvantagens do patrocínio podem ser: Efeito sombra, em que, se a marca dos patrocinadores sobressair demasiadamente, pode ofuscar a do promotor do evento; Dependência, que se um patrocinador for responsável por cobrir, totalmente ou em grande parte, os custos do evento, haverá uma relação de dependência muito grande entre o promotor e patrocinador; “Carnaval de marcas”, que se for necessário um número elevado de patrocinadores para cobrir os custos do evento, o promotor pode promover um “carnaval de marcas”, não sendo benéfico pra ninguém; “Amigo-concorrente”, que mesmo sem a intenção de abrir espaço para que concorrentes diretos patrocinem seu evento, o patrocinador pode, sem perceber, arrecadar empresas concorrentes indiretas.
O patrocínio pode ser realizado com uso das leis de incentivo fiscal, que é uma subcategoria baseada na troca de recursos do patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa, utilizando-se das leis de incentivo fiscal.
O co-patrocínio ocorre quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de determinado evento, promovido e organizado por um terceiro.
A parceria é a junção de esforços e até mesmo de recursos complementares de duas ou mais empresas, com objetivos e interesses equivalentes.
Já o apoio, é a disponibilização de recursos próprios, não-financeiros, porém necessários ao evento. Com isso, o apoio é empregado de acordo com algumas atividades, tais como: Divulgação do evento, que empresas do setor de mídia e entretenimento são apoiadores usuais de eventos; Promoção do evento, que são as empresas do setor varejista e de mídia e entretenimento; Administração da venda de ingressos, que são as empresas do setor financeiro, assim como, as de apoio na comercialização e administração; Transporte, que são as companhias de transporte aéreo e terrestre costumam apoiar eventos oferecendo os seus transportes; Pacote de viagens e hospedagem. Que são as empresas do setor turístico e hoteleiro, que podem oferecer serviços de hospedagem e transporte; Infra-estrutura, que dependendo do evento é necessária para uma estrutura pelo menos razoável, de acordo com o que for utilizado no mesmo; e por fim, Produção, em que empresas do setor papeleiro, gráfico de impressão, podem aferecer apoio na produção de folhetos e outros.
No entanto, podem ser identificadas algumas modalides de apoio, que podem ser denominadas como: Transporte oficial; Promoção; Apoio institucional e Vendas de ingressos.
Agora a venda de ingressos/convites, podem ser definidos de forma que é a obetenção de recursos por meio da venda de ingressos aos convidados do evento, e essa divulgação é realizada somente pelo público final e não pelos patrocinadores do evento.

IDENTIFICAÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS
PATROCINADORES

Os objetivos dde determinada empresa, para arrecadação de recursos e o número-alvo de patrocinadores, deve ser algo já em mente do promotor. Até porque, o objetivo da empresa, é de buscarem recursos com diferentes propósitos, assim como, as que buscam uma cobertura parcial ou total dos custos, tem as que tem um meio para gerar negócios e, as que cujo objetivo é gerar lucro com o evento.
Este número-alvo de patrocinadores, podem ser definidos de forma que, o promotor pode ter como objetivo a participação de apenas um grande patrocinador que financie todo o evento realizado. Que são estabelecidos alguns limites assim como: Limite mínimo, que não é possível trazer o retorno financeiro desejado; e o Limite máximo, que extrapola os resultados financeiros, mas não atraindo patrocinadores.

Identificação de segmentos

Algumas categorias a respeito de segmento-alvo, podem ser identificadas pelos: Segmentos diretos, que são relacionados ao conteúdo do evento; os Segmentos indiretos, que relacionados ao contéudo do evento; e por fim, os Parceiros, que independente de qual segmento que se refere, todos devem fazer parte da lista dos patrocinadores.

Relação de empresas-alvo

O promotor tem por finalidade, preparar uma relação de todas as empresas constantes em cada um dos segmentos, que devem ser listados direta e indiretamente e até mesmo por parceiros de negócios da empresa.Os segementos diretos devem ser definidos como: de pequeno porte, de médio porte e de grande porte.

Identificação do potencial de arrecadação dos segmentos-alvo

Essa identificação do potencial, deve ser apresentada conforme o cálculo de investimento dos segmentos-alvo. Que é feita de acordo com a experiência do promotor e também deve ser baseada em pesquisas em fontes internas e externas à empresa demonstrada.

SELEÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES

Algumas pesquisas que se relacionam a segmentos, elas são listadas as empresas em que, cada um é composto, que por fim, serão contratadas comercialmente, assim como, alguns aspectos que podem ser citados: Perfil das empresas; Objetivos de marketing; Estratégias de eventos; Orçamento destinado a eventos. Em que, é sempre importante verificar essas informações e quais serão suas finalidades. Mas, dependendo do nímero de empresas selecionadas como target, que são intituladas suspects, e será mais ou menos viável o estudo dessas determinadas informações.

Perfil da empresa

O que se pode visualizar é que o tipo de evento e o objetivo do promotor, necessita de informações para compor o perfil dos suspects, que variam de acordo com esses aspectos realizados no estudo. No entanto, as informações próprias do perfil de uma empresa referem- se a: nome; endereço; telefone; website; faturamento; anual; segmento; principais executivos; produtos e serviços; descrição do negócio; concorrentes; clientes; fornecedores; e distribuidores, dentre outras.
São feitas algumas previsões de vendas, sendo que essas são realizadas através de quatro possibilidades: novos produtos para clientes atuais; novos produtos para novos clientes; atuais produtos para clientes atuais; e atuais produtos para novos clientes. E essa receita total pode ser dada através de quatro quadrantes.
No entanto, podem ser citados mais três exemplos de ações de marketing, e este é dado por três empresas fictícias: a primeira, fabricante de impressoras; a Segunda, de serviços de televisão a cabo, e a terceira, de aviação, com o resultado da análise dos objetivos por trás dessas ações.

Análise dos componentes do plano de marketing

Como análise da viabilidade do projeto, tem um outro aspecto que deve ser considerado pelo promotpr de eventos, que é no caso, a forma de destinação dos recursos e orçamento dos suspects. No entanto, como forma de distribuição, será analisado o objetivo principal com cada atividade, que pode ser classificada como: Exposição da marca; relacionamento; e por fim, vendas.

Modelo de negócios

De acordo com a análise do plano de marketing, deve ser considerado um outro aspecto, até mesmo para influência na propensão da empresa em investir na proposta, que é o seu modelo de negócio. E de acordo com alguns dados contabilizados de conforme o objetivo e tipo de cada evento, estes serão reunidos numa obra, e será possível identificar a estratégia de eventos da empresa e seus objetivos de marketing que devem ser alcançados.

Estratégia de eventos

Primeiramente, deve-se identificar o objetivo de marketing da empresa, analisando assim, o seu crescimento, aquisição ou consolidação, e é preciso que haja a distribuição do orçamento e dos recursos entre cada atividade, mediante o estudo de estratégias de eventos da empresa relacionada. E com o intuito de identificar eventos similares, parte de uma pesquisa com fontes externas e que analisam: Forma de participação, assim como, historicamente, as empresas costumam investir em eventos, da mesma forma, ano a ano; E buscar o Objetivo principal, que são as empresas que optam por aquisição a novos clientes, até mesmo por ações de vendas.

Análise dos resultados

Conforme foi analisado por FastPrint, esta é uma empresa que está aberta a propostas de eventos, assim como: Objetivo de venda; e por, Objetivos de exposição da marca.
Compilação dos dados
Esta compilação dos dados, ou seja essa reunião de dados, levam em consideração alguns aspectos importantes para a análise, que se relacionam através de determinados itens, como: Volume; e a Sazonalidade.

Orçamento destinado a eventos

Após o estabelecimento dos objetivos, estratégias e planos de ação, que são definidos pelas empresas, é sempre fieto um orçamento da área de marketing. E para que isso seja realizado com sucesso, é necessário que conheça primeiramente, o orçamento disponível para eventos e sua proporção em relação ao total de marketing, que pode apoiar o promotor na elaboração de um evento em determinada empresa.

PRIORIZAÇÃO DAS EMPRESAS DENTRO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES

Conforme foram realizadas as pesquisas, é possível o promotor selecionar as empresas-target, que podem ser utilizadas algumas ferramentas de apóio à priorização, que são considerados dois aspectos: as empresas com maior propensão a investir no patrocínio, divididas por porte, segmentos, dentre outras; e as empresas que mais interessam ao promotor.

Ferramenta de priorização do universo

No que se refere a literatura especializada em marketing, várias metodologias para priorizar targets, com o intuito de arrecadação de verba que incluam valores financeiros, excluindo os apoios.

Critérios utilizados

A metodologia, é aplicada de forma que atenda os critérios de classificação uma pontuação adequada e bem alinhada, que devem ser consideradas por: Valor de imagem; Relacionamento; Potencial de investiment; Histórico de investimento; e por fim, Alinhamento do evento.

Aplicação

As empresas, devem sempre fazer um planilha de cálculo, que devem ser listadas as mesmas do segmento e anotar o valor das notas atribuídas a cada critério utilizado, que é um procedimento dotado para todos os segmentos-target de patrocínio.

Definição e divulgação da must win

A must win é a definição do universo das empresas potenciais investidoras, que tem um certo interesse do promotor do evento, mas em número restrito. Com isso, faz com que haja um atendimento prioritário, que dever ser repassado a todas as organizações e na venda de um evento.

Resumo do Capítulo 3 do Livro: "Eventos: Como criar, estruturar e captar recursos"

BENEFÍCIOS AOS PATROCINADORES E COTAS DE PATROCÍNIO

No momento em que se é desenvolvido determinado evento, é viável que se identifique de que forma serão oferecidos benefícios aos patrocinadores. Com isso, é preciso listar todas as possibilidades previstas de benefícios, definir cotas de patrocínio e seus valores e, por fim, elaborar as propostas comerciais para venda dessas cotas, ou seja, de determinado espaço.
Conforme foi visto, os benefícios oferecidos aos patrocinadores devem estar relacionados a um ou mais dos três objetivos principais, como exposição da marca, relacionamento e venda.
Esta exposição da marca pode ser apresentada através de algumas possibilidades e regras que são necessárias para que se garanta uma adequada oferta de benefícios aos patrocinadores ali presentes: a Divulgação da mídia, em que é preciso determinar uma grade de veiculação na própria mídia para que seja apresentado um evento, que pode ser visado através de um plano de divulgação; a Assessoria de imprensa, pode ser definida através de alguns requisitos que fazem parte da estratégia de assessoria de imprensa e devem até mesmo constar dos benefícios a menção e também o agradecimento aos patrocinadores por parte dos promotores, organizadores; as Peças de divulgação, que são inúmeras possibilidades de divulgar um evento e variam de acordo com a verba disponível e o interesse do promotor em difundir um evento; e também o Merchandising, que é o meio em que muitos promotores se apóiam para justificar a participação de patrocinadores em seus eventos. Podem ser citados algumas possibilidades de merchandising durante um evento que são essas: a Inserção da logomarca em material de sinalização do evento - a Distribuição de material promocional da empresa durante o evento - a Entrega ou sorteio de brindes - A Divulgação de vídeo - e, a Menção do patrocinador; e também pode ser colocado o Patrocínio de translado, que é quando o evento envolve deslocamento para uma outra cidade; e por fim, o Patrocínio do Keynote Speaker, que é o que oferece a possibilidade de patrocinar, com exclusividade, o principal palestrante do evento.
Para uma melhor divulgação do produto dos patrocinadores é interessante que os promotores ofereçam palestras que figurem entre as principais atrações do evento, estandes ou espaços exclusivos, ações sociais e de entretenimento como atividades esportivas, almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis, salas de relaxamento ou beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, e por fim, sala de Internet.
Contudo, algumas aquisições de cotas, devem ser oferecidas como benefícios, que vem a ser de direito de cada um dos patrocinadores, como a exposição da logomarca em todo o material de divulgação do evento e ações de merchandising no local ali escolhido.
Estratégia pré e pós-evento
Na hora de patrocinar um evento, uma das coisas que mais interessa as empresas é a aquisição, manutenção e administração do mailing list, que é uma atividade extremamente custosa, e no Brasil, de difícil acesso, principalmente quando se trata de lista segmentada.
Porém se uma empresa não desenhou uma estratégia pós-evento, antes mesmo de o evento se iniciar, não adianta de nada ter esta lista em mãos sem ao menos saber o que fazer com ela. Esta ação (pós-evento), apesar do nome, deve ser praticada antes do evento e ser estendida ate depois do termino do evento.
Cabe ao promotor do evento fazer a seguinte pergunta: “Se eu estivesse patrocinando este evento para obter o mailing dos participantes, o que eu gostaria que me fosse oferecido a mais como parte de minha estratégia pós-evento?”. E pode ser respondido por:

1. Mais do que um RSVP (“Répondez, s'il vous plaît”), terá que fornecer mais do que uma lista de confirmados ao evento. Deverá ser fonte rica de dados sobre os convidados que com ele interagirem. Ações que podem ser executadas ainda no RSVP e que são altamente atrativas quando mencionadas a patrocinadores incluem:
   Pesquisa de perfil;
   Pesquisas específicas para o evento;
   Pesquisa de lembrança da marca;
   Pesquisa de conteúdo.
   
2. Contato pré-evento. De posse das informações levantadas anteriormente, o patrocinador pode interagir com os confirmados ainda antes do evento na forma de:Envio de material promocional do patrocinador antecipando o que será apresentado;
   Reforço do convite;
   Envio de brindes;
   Pesquisa de conteúdo.
   
3. Mailing dos participantes. Assim como o RSVP é importante para qualificar os confirmados do evento, a lista dos convidados que compareceram o é para identificar o público com o qual os patrocinadores poderão interagir após o evento.
   
4. Envio de material. Aós o evento, o patrocinador pode ter interesse em enviar aos participantes uma carta de agradecimento, personalizada com relação ao destinatário e ao conteúdo.
   
5. Pós-evento. Como estratégia pós-evento é muito comum o patrocinador manter e fortalecer um vinculo com os participantes.
   

Avaliação do evento
Avaliar pontos fortes e fracos afim de eles sirvam de base para melhorias nas próximas edições.
Calcular o valor do evento
Calcular o valor de produtos ou serviços é muito complexo pois vêm ocorrendo várias mudanças no mercado, obrigando os profissionais de marketing, a se adaptarem às novas realidades.
Fase da baixa concorrência(Fase1)
O preço para qualquer produto ou serviço, durante muito tempo considerava quanto a empresa pretendia lucrar e o custo de seu fornecimento.
Fase da alta concorrência(Fase2)
O preço não era mais definido pelo promotor do evento e sim pelo mercado.

Fase da busca pela vantagem competitiva(Fase3)
Para alcançar sucesso nessa fase passou a existir um único caminho, o da diferenciação que pode ocorrer de diversas formas: no segmento do evento, nos serviços prestados, no atendimento e na imagem da empresa.
Decisões sobre níveis de cotas de patrocínio

Quando o promotor tem interesse na participação de mais de um patrocinador, pode definir cotas de patrocínio.
Um único patrocinador: Quando têm-se o valor necessário para cobrir os custos ou gerar lucros a um evento, é possível conseguir este valor com apenas um patrocinador.
Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares: O promotor oferece apenas um nível de cota, com o valor do evento sendo dividido eqüitativamente entre todos os patrocinadores.
Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados: São estabelecidos diferentes níveis, nos quais o valor é distribuído em proporções diferentes entre cada patrocinador.

EVENTO: Palestra “A política de participação em eventos da Secretaria de Turismo de Minas Gerais”

Missão:

Promover a integração de graduandos e professores, da Escola Superior de Turismo PUC-Minas, com o mercado de trabalho, através do repasse de informações institucionais, ligadas à Secretaria de Estado de Turismo de Minas Gerais, sobre a área de eventos, levando aos futuros profissionais o conhecimento sobre a perspectiva mercadológica do setor público e sua atuação no setor de eventos.

Objetivo geral:

- Promover a integração dos graduandos de Turismo da PUC-Minas com o mercado de trabalho, através de uma perspectiva institucional.

Objetivos específicos:

- Levar até os alunos e professores de Turismo conhecimentos relativos à atuação do setor público no mercado;

- Auxiliar na formação de profissionais de turismo competentes e aptos para a atuação no mercado de eventos.

Palestra “A política de participação em eventos da Secretaria de Turismo de Minas Gerais”

Palestrante: Daniel Marques

Formação: Graduado em Administração Pública pela Fundação João Pinheiro e em Turismo pelo Centro Universitário Newton Paiva. Mestrando em Turismo pela Universidade de Brasília.
Atua há cinco anos como Diretor de Eventos da Secretaria de Estado de Turismo de Minas Gerais.

Programação:

Dia 23/04/2008

Horário: 20:30h
Credenciamentos dos participantes

Horário: 20:50h
Apresentação da Palestra com integrantes do Grupo Sentidos

Horário: 21:00h
Início da Palestra

Horário: 21:50h
Espaço para perguntas do público

Horário: 22:20h
Encerramento

Resumo do Capítulo 2 do livro: "Eventos: como criar, estruturar e captar recursos"

ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM PROJETO

Determinaçao do conceito de evento

O conceito de evento abrange tres itens; tema central, missao e objetivos.

Tema central

O tema cetral é o próprio titulo do evento ou seja, sua descriçao mais elaborada. A escolha do titulo deve ser feita com muito cuidado, pois é nela que faz com que seja garantia de sucesso.

Missao

Todo evento tem sua razão de existir. que é expressa por meio de sua missão, que deve ser capaz de traduzir, em poucas palavras o seu propósito e a sua contribuiçao para o mercado. A correta definiçao e a divulgaçao da missao do evento é fator crucial para o seu sucesso.

Objetivos

Definir objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos. Mas além de definir os resultados esperados pelo promotor, é preciso definir também os objetivos esperados pelos patrocinadores.A seguir, analisemos os objetivos sob o poto de vista do patrocinador.

Objetivo principal

O evento tem como principal propósito:
* o relacionamento
* a divulgaçao da marca; ou
*a execuçao de negócios e vendas

Objetivos secundários

Além do objetivo principal que está diretamente relacionado com as estratégias e os planos de marketing do universo dos patrocinadores temos os objetivos de forma secundaria. Para isso, o promotor abrirá oportunidades de investimentos,atraindo outras empresas que se interessem pelos seus objetivos específicos, e nao somente as de maior potencial de investimento.

Identificaçao do público-alvo e do perfil dos convidados

Definir o público-alvo é decidir quais empresas ou pessoas de diversos segmentos, regioes geográficas e perfis serao convidadas a participar do evento.
O público-alvo de um evento corporativo costma ser mais específico. Sua definiçao é composta por:
* expectativa e objetivo do número de empresas participantes;
*segmentaçao das empresas convidadas;
*expectativa e objetivo do número de profissionais participantes;
*segmentaçao dos profissionais convidados.
A definiçao do público-alvo de um evento direcionado a pessoas físicasé composta por:
* expectativa e objetivo do número de participantes;
*segmentaçao de convidados;
* expectativa de audiencia durante o período de divulgaçao e transmissao do evento.
Escolha do formato do evento
No entanto, que vem a ser identificado o público–alvo, para a realização de um evento, é possível e principalmente necessário que se faça um formato que melhor se adapte a estes. E este formato pode vir a ser identificado por: data; local; atividade e programa.
Escolha da data
Para que se obtenha um grande sucesso na escolha da data para a realização de um evento, deve-se seguir alguns critérios: pesquisar datas comemorativas; pesquisar eventos concorrentes; considerar dias da semana mais apropriados; considerar datas de fechamento de vendas; e, a sazonalidade (que é a empresa vir a amadurecer com o tempo, com a venda de seus produtos).
Definição do local
Algo decisivo para que determinado evento tenha sucesso, em relação as vendas de patrocínio e da realização do evento, é a escolha do local, que é muito importante. Com isso, o promotor tem o dever de escolher um local adequado para a realização do evento e ter a garantia que o mesmo, poderá ser realizado naquele local.
Além disto, o promotor deve averiguar se o local tem a “cara” do evento, que é analisar se é fácil o acesso para o público-alvo, ou se a região geográfica "combina" com os níveis socioeconômicos dos convidados. Analisar se a infra-estrutura do local suporta a realização do evento, a qualidade dos serviços oferecidos, a capacidade e a infra-estrutura física do local. Entretanto, deve se considerar se o local condiz com o orçamento disponível, considerando também a análise da arrecadação financeira total para o evento e a proporção que o local representa desse montante, a importância do mesmo, entre outros ítens que fazem com que este seja um sucesso de realização.

Atividades
Assim como o local deve ser escolhido de acordo com a proposta do evento, há também vários formatos de atividades e possibilidades que devem ser definidas com a mesma proporção. Contudo, as atividades devem variar de acordo com o objetivo do evento, como por exemplo: a meta for o relacionanmento, as atividades devem gerar interação entre os convidados; se o abjetivo for as vendas, elas devem promovê-las; e, se for a exposição da marca, elas devem estar mais voltadas poara a possibilidade de o patrocinador expor sua empresa e seus produtos de forma eficaz, e mais produtiva mediante os convidados.

Dentre os tipos de atividades destacam-se as palestras, reuniões, ações sociais, culturais e de entretenimento, estandes para exposição e vendas, dentre outros.
Programa
O programa do evento deve ser definido através de alguns requisitos, tais como: dias de duração; horários de início e término; horários de início e término de cada palestra e atividade; palestrantes e pequeno histórico de cada um deles; resumo de cada palestra com tópicos-chave; sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso; horários e locais das refeições; atividades paralelas como passeios atividades esportivas, excursões, dias livres, etc.

Descrição do Projeto de Elaboração de Evento

Grupo SENTIDOS:

Beatriz Gabriel
Nayana de Castro
Renata Alvarenga
Rodrigo Almeida
Samuel Mares

Projeto: I Feira de Arte e Cultura Mineira para deficientes visuais "SENTIDOS DE MINAS"

Descrição: Realização de uma feira que proporcione lazer aos deficientes visuais de Belo Horizonte e Região Metropolitana, através de elementos artístico-culturais de Minas Gerais,

que estimulem os sentidos - tato, olfato, paladar e audição - desta população. A feira contará com estandes temáticos relacionados à produtos específicos de cidades mineiras, trazendo horários de atividades especiais em cada estande.

Missão:

Promover a inclusão social da população portadora de deficiência visual de Belo Horizonte, através do incentivo à prática do lazer, ao acesso à cultura e à integração destes cidadãos.

Objetivos:

- Proporcionar aos deficientes visuais acesso à variados elementos da cultura mineira, de acordo com suas demandas e limitações, ampliando a capacidade de percepção desta categoria à novos aspectos artístico-culturais;

- Incentivar a prática de lazer desta categoria, através da apresentação de novas formas para tal, buscando a capacitação para o atendimento a esta demanda;

- Promover a integração do público deficiente visual, entre si, e junto a população vidente.

Programação:

Dia 28/03/2009

Horário: 14:00h às 18:00h

• 14:00h

Abertura com seresta de boas-vindas do Grupo de Seresteiros de Diamantina.

• 15:00h

Oficina e degustação de Pastel de Angu de Itabirito no Estande Paladar.

• 16:00h

Oficina de Artesanato de Resende Costa com a confecção de colchas em teares no Estande Tato.

• 17:00h

Oficina Cheiros de Minas com exposição de essências de flores, frutas e comidas típicas de diferentes regiões de Minas Gerais, no Estande Olfato.

Resumo da Introdução e Capítulo 1 do livro: "Eventos: como criar, estruturar e captar recursos"

Livro: "Eventos: como criar, estruturar e captar recursos"
Autora: Maria Cecília Giacaglia

Introdução

De acordo com Kotler (1990) é no início da década de 50 que começa a se desenvolver o setor de eventos na área de promoção de vendas sendo que, no Brasil, a primeira feira do ramo, a Fenit – Feira Nacional da Indústria Têxtil - acontece em 1958. Em 1970 inaugura-se o complexo do Anhembi, sediando a feira do Salão do Automóvel.

Em apenas 50 anos, o número e a diversidade desses eventos cresceram de tal forma que causaram mudanças em todo o setor, causando diversas conseqüências: o aumento em número nem sempre correspondeu ao aumento em qualidade, já que muitos eventos banalizaram-se, seja pela repetição, falta de novidades e/ ou pela inoperância de seus organizadores. Fizeram-se necessários então, requisitos básicos a estes gestores, como idéias criativas, estruturação, capacidade de comunicação e facilidade em vendas, demandando, portanto, novas exigências.

A primeira etapa na realização de um evento consiste na elaboração de uma excelente idéia, escolhida à partir de várias outras; vencida essa etapa, passa-se à estruturação do projeto, identificação, seleção e priorização de provedores de recursos, e então, à revisão dos resultados obtidos com estes. Por conseguinte elaboram-se o planejamento e o plano de venda do evento, entrando em contato com possíveis patrocinadores, que podem: aceitar o projeto sem ressalvas; aceita-lo parcialmente sendo que neste caso, o projeto deve ser reformulado de acordo com a conveniência de ambas as partes; rejeitá-lo, e neste caso busca-se outro patrocinador.

Uma vez aceito, parte-se para a execução do projeto segundo o proposto. Os resultados serão então discutidos e analisados junto aos patrocinadores, quando pode ser proposto a realização e o patrocínio de uma nova edição ou de um novo evento.

Geração, Seleção e Teste de Idéias para Eventos

Em todo o mercado e, inclusive no setor de eventos, as empresas têm buscado, cada vez mais, gerar novos negócios e diferenciar-se da concorrência. Neste sentido, deve-se prezar pela criatividade e, na ocorrência de diversas idéias, selecionar a mais adequada por meio de um processo estruturado em três etapas: geração de idéias, seleção das idéias e teste e avaliação das idéias selecionadas.

Geração de Idéias

Existem várias fontes para se buscar novas idéias que, integradas aos elementos abaixo, podem oferecer maiores benefícios:

• Observação: todo processo de criação, requer a capacidade de observar tudo o que acontece ao redor;
• Auto-análise: muitas idéias surgem de uma auto-análise, reflexão sobre as necessidades próprias que não estão sendo atendidas por nenhuma empresa;
• Leitura: quem lê constantemente tende a conhecer diferentes pontos de vista sobre diversas realidades;
• Brainstorming: reunião de livre discussão, ou chuva de idéias;
• Network: as conversas descompromissadas com amigos, podem levar o profissional a gerar boas idéias.

As idéias podem surgir de diversas formas em uma empresa, e serem provenientes tanto do ambiente interno - neste caso, através da equipe de vendas, equipe de suporte e atendimento à clientes, caixas de sugestões, pesquisas internas e estrutura interna de pesquisa - quanto do ambiente externo à organização - advindos de clientes, parceiros e fornecedores, concorrência, outros eventos e/ou outras fontes.

As fontes internas sao responsáveis pelo surgimento da maior parte das idéias com as quais a empresa trabalha, seja por meio de canais formais ou informais de circulação de informações:

• A equipe de vendas ajuda na coleta de opiniões e expectativas dos clientes com relação ao evento - como inovações, atendimento, suporte, dentre outros - sendo necessário para tanto, a criação de uma metodologia específica para esta coleta, sua análise e gerenciamento, que auxilie no repasse das informações para a empresa promotora de eventos;
• A equipe de suporte e atendimento podem ser úteis na criação de um novo evento ou mesmo na manutenção de um serviço antigo, uma vez que estão em contato constante com dúvidas, reclamações e sugestões de clientes;
• As caixas de sugestões, como um mecanismo informal de coleta de informações, possibilita à empresa conhecer críticas, opiniões e sugestões dos funcionários, retirando destas, idéias para melhoria de um evento ou para criações posteriores;
• As pesquisas internas possuem a mesma finalidade das caixas de sugestões, contudo, constituem um canal formal de coleta de dados, traduzidos em questinários estruturados e com objetivos bem delimitados que são repassados aos funcionários da empresa;
• A estrutura interna de pesquisa auxilia a empresa, através de um setor destinado a isto, na busaca de novas idéias para eventos ou melhoria das atuais;

As empresas podem buscar informações também em seu ambiente externo:

• Os clientes apresentam-se como a principal fonte externa de auxílio na geração de idéias, contribuindo por meio de críticas, sugestões e/ou opiniões direcionadas à empresa através de diversas técnicas, como brainstorming e workshops, por exemplo, que serão escolhidas de acordo com o perfil dos clientes, segmento e objetivos da empresa;
• Os fornecedores e parceiros de negócios, como empresas distribuidoras e de propaganda, podem fornecer informações relevantes sobre o mercado, contribuindo na geração e manutenção de idéias;
• A concorrência é uma fonte importante a se considerar tanto no momento de criação de idéias, quanto para decidir novos rumos para os eventos atuais. As informações de concorrentes podem ser obtidas por meio de pesquisas de empresas especializadas ou através das equipes de vendas internas, buscando sempre compreender propostas comerciais de concorrentes diretos e potenciais;
• Observar outros eventos é uma forma de conhecer melhor o mercado e adquirir novas idéias, buscando identificar elementos que podem ser melhorados, aproveitados ou que estão em falta;
• Outras fontes como livros, revistas, anúnicios, outdoor, dentre outros meios de comunicação, são extremamente importantes para a identificação de oportunidades e geração de idéias.

Seleção de idéias

Depois de geradas diversas idéias, é necessário fundí-las em um número menor ou escolher a melhor. Para isto devem ser considerados recursos necessários, pontos fracos e fortes, adequação à imagem da empresa e tendências para o futuro, além de aspectos mais específicos e complexos como retorno dobre o investimento, demanda prevista e concorrência.

Dentre as diversas técnicas para selecionar idéias pode-se citar uma, que considera a demanda - seu potencial na geração de receita, participação no mercado frente à concorrência, e outros aspectos - e a competência interna - determinada por fatores como capacidade técnica, existência de recursos ou parceiros, custo de viabilidade, impacto do negócio, dentre outros. Esses dois elementos são traduzidos em vetores (vertical para competência interna e horizontal para demanda), que delimitam um gráfico com quatro quadrantes, onde são colocadas as idéias geradas. Sendo assim, as propostas que ficam no primeiro quadrante possuem alta demanda e capacidade interna, e devem prosseguir na seleção; as do segundo quadrante apresentam demanda alta e competência interna baixa, portanto, necessidade de investimentos altos e possíveis problemas com a viabilidade de execução do projeto, que deve ser melhor analisado; já as idéias colocadas no terceiro quadrante têm demanda baixa e competência interna alta, desta forma, a empresa deve prosseguir com o projeto apenas se deseja investir em um mercado novo, sem resultados imediatos; finalmente, o quarto quadrante expressa demanda e competência interna baixas e, portanto, as idéias colocadas nele devem ser automaticamente descartadas. É importante salientar que, durante o processo de seleção de idéias, podem participar, conjunta ou separadamente, profissionais das áreas de vendas, marketing, produtos, pesquisa ou gerentes da empresa.

É necessário que, ao selecionar uma idéia a empresa analise seu grau de inovação no mercado e, uma das formas de se fazer isto é através de um pequeno questinário, com seis questões, que deve ser respondido pelo pessoal envolvido na análise. Tal questionário deve conter perguntas relacionadas à eventos similares, concorrência potencial e mercado, oferecendo sempre um grau de resposta variando entre alto, médio e baixo.

Teste e avaliação das idéias selecionadas

Antes de ser desenvolvida e executada é importante que a idéia selecionada passe por um teste de mercado, realizado, principalmente, junto à clientes e parceiros atuais e potenciais. Neste processo, a empresa testa o conceito do projeto, utilizando-se de material impresso - contendo estratégia, objetivo, público-alvo e características do evento - apresentado durante visitas informais pelo mercado e, sempre, de posse de um roteiro estruturado de perguntas a serem feitas aos possíveis clientes e parceiros.