Resumo do capítulo 8 do livro: "Eventos - como criar, estruturar e captar recursos"

COMUNICAÇÃO E VENDA DO PROJETO

Depois de gerada a idéia, estruturado o projeto do evento, identificado o target de possíveis investidores, analisada a viabilidade financeira e realizado o planejamento comercial, o promotor do evento enfrenta, então, a parte mais difícil de sua tarefa, que é a venda do projeto a possíveis investidores. Para tanto, ele se defrontará com dois tipos de desafios: driblar prováveis recusas e/ou vencer a concorrência de outros promotores de eventos em busca de patrocínio.A venda se dá em várias fases, e a falha em alguma delas pode resultar em dificuldade para conclusão do negócio.

Fase I - Agendamento da visita

A primeira fase das vendas consiste no agendamento da visita. O vendedor, para chegar a esse agendamento, precisa vencer a primeira barreira, que é de uma atendente ou secretária, que seja “real” ou eletrônica, mas que o atenda.Enfim, para que os contatos telefônicos sejam realizados com sucesso, é preciso seguir algumas regras: não perder o foco ou esquecer o objetivo final da ligação, que é o agendamento; ser direto e objetivo, sem rodeios; mostrar firmeza e autoconfiança, porém sem arrogância; e por fim, ser sério, porém, simpático.

Apresentação pessoal

O modo de apresentação de um vendedor deve valorizar a empresa que ele representa. Uma forma é apresentar-se com seu nome e o da empresa completos.
Transpor barreiras de entrada

O vendedor sempre passa por algumas barreiras. Além das secretárias, tem também alguns assistentes do chefe ou de um departamento, que são treinados para barrarem as pessoas. A pessoa deve ser direta e firme naquilo que diz, de modo que domine a conversa, mas sem ser agressiva; ser sucinta e decidida é uma forma eficaz de mobilizar o indivíduo que o atende.

Conseguir o agendamento

Quando o vendedor conseguir transpor a barreira da secretária terá uma possibilidade de conversar com o seu contato-target, e a forma mais fácil de enfrentar essa etapa é usar o network do promotor ou de sua empresa.A idéia é, portanto, identificar um canal de entrada na empresa-target que faça com que o vendedor passe direto pela secretária e chegue ao contato, sem barreira nenhuma.

Fase II – Primeira reunião

É a forma de como o vendedor irá se apresentar ao contato-target, pois este estará de frente ao momento mais esperado, com isso, terá que utilizar de informações estratégicas e um forte entusiasmo, porém, tem que tomar um cuidado para não dispor de muitas explicações, até porque isso pode provocar uma margem negativa antecipadamente. Portanto, deve ser dito apenas o suficiente para despertar atenção e curiosidade do contato, correndo o risco de levar um “não” contato proposto. Com isso, devem ter algumas regras que são essenciais nesta fase, que são: Empatia; Conhecimento; Abordagem consultiva; e por fim, a motivação, sendo: segurança, inovação, dinheiro, empatia e status).

Fase III – A apresentação do projeto

A apresentação do projeto e a proposta comercial deve ser realizada, no momento em que, o vendedor se sentir pronto e certo de sua abordagem, e isso, pode ocorrer até mesmo na primeira reunião, ou posteriormente, que seja agendada ao final da primeira. E isso deve ser seguido algumas regras para a preparação de tal momento, assim como: Tempo da apresentação; Infra-estrutura tecnológica; Forma de apresentação; Cópias da apresentação; e por fim, Customização real.

Fase IV – A negociação

Depois da apresentação do projeto e da proposta comercial, tanto que sejam padronizados, ou até mesmo, para aquele prospect, parte-se para a fase de negociação, em que, o vendedor enfrentará uma série de objeções e questionamentos a respeito do seu projeto e seu valor. Tem alguns tipos de situações possíveis de objeção. Assim como: negativas firme e decidida; e por questionamentos e negativas abertas. Tem também, algumas regras para uma boa argumentação das objeções, como: não brigar por posições; não ficar preso a uma objeção; e por fim, ouvir e dar crédito ao cliente.

Fase V – Conclusão

Pode-se concluir que, fica um alerta para não confiar muito e não contar com recursos que já não estejam em suas mãos. Com isso, a negociação só termina quando é feita a assinatura do contrato. Portanto, uma das habilidades de um bom vendedor, é ser imediatista e não perder o foco nem o objetivo final da negociação, que é no entanto, a assinatura do contrato.

Fase VI – Follow-up

Este tipo de etapa do processo de venda, de um evento, como o follow-up, é necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, fazendo com que este, a invista nas futuras edições do evento ou até mesmo organizados ou promovidos por sua empresa. Contudo, é preciso que o promotor possa aproveitar esse encontro para garantir a pré-assinatura de contrato referente à próxima edição do evento que for proposto.

Resumo do capítulo 7 do livro: "Eventos - como criar, estruturar e captar recursos"

DESENVOLVIMENTO DE UM PLANO DE ATAQUE

Estudo do suspect

Estudar o suspect significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos, suas estrategias, e o seu orçamento.

Processo decisório

Envolve o entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva do suspect, através de três perguntas:
- que papel cada pessoa da empresa desempenha?
- qual o fluxo de decisão?
- quando elas decidem?

Que papel cada pessoa desempenha

É importante que o vendedor identifique rapidamente a pessoa certa e o processo de decisão dentro da empresa, para vender seu projeto. Isto, para que o ciclo seja menor e a venda, mais bem-sucedida. Os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas que participam da aquisição de projetos de eventos são:
- Decisor final: é aquele que dá a palavra final na decisão.
- Influenciador: é uma pessoa de confiança para a tomada de decisões da empresa. Não é facilmente identificada por não pertencer, na maioria das vezes, da área de aquisição de projetos.
- Consultor: é um indivíduo de fora da empresa que pode ser consultado sobre vantagens e desvantagens do projeto.
- Executores: são as pessoas responsáveis pela execução do evento e podem vetar um projeto, a partir de análises e observações sobre seus pontos fortes e fracos.

Fluxo de decisão

Os papeis podem ser exercidos informalmente dentro da empresa, ou de forma estruturada, onde o processo e o fluxo de decisão são bem implementados e divulgados dentro da empresa. O projeto pode entrar na empresa através da proposta do promotor (melhor para ele, por ter menos concorrência direta), ou por pesquisa que a própria empresa faz de projetos que estejam alinhados à suas propostas de marketing (maior concorrência para o promotor).

Quando eles decidem ?

A melhor época para iniciar a negociação com os suspects realciona-se com:
a. Planejamento da empresa: é importante identificar os períodos em que o departamento de marketing estará em planejamento. Recomenda-se que o vendedor aborde o suspect pouco antes deste período para garantir que seu projeto esteja na pauta de discussões.
b. Calendário fiscal: as empresas trabalham com calendários fiscais diferentres e, por isso estabelecem metas de receita e estratégias diferentes, em momentos também diferentes.

Abordagens personalizadas

É necessário que o vendedor prepare uma abordagem para que a mensagem seja eficiente e resulte em uma reunião com as pessoas corretas. Quando o vendedor já conhece pessoalmente o profissional que vai abordar, a marcação da reunião pode ser mais simples. Entretanto, quando eles não se conhecem e, ainda, quando o suspect desconhece também a empresa e o produto que serão oferecidos, é preciso estabelecer um plano de entrada para cada contato dentro da empresa, contendo os seguintes itens: contato-target (nome da pessoa que será contatada); objetivo da abordagem (para cada pessoa pode haver um objetivo diverso); forma de abordagem (com a qual o interlocutor se sinta mais à vontade para um primeiro contato, que deve ser posteriormente transformado em um contato pessoal ); mensagem (que deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios do suspect); e plano de conversa (planejamento da conversa, considerando possíveis respostas e dúvidas).

Campanhas personalizadas

O conjunto de todos os recursos de comunicação usados para contatar formalmente a empresa-target é chamado de "campanha". Os recursos empregaos nas campanhas de venda de projetos de eventos podem ser: e-mail de apresentaçao, envio de material, evento de lançamento, telegrama, campanha de mídia e e-mails sequenciais.