Resumo do Capítulo 9 "A Avaliação do Evento"

Cada evento deve ser sempre avaliado, portanto todo empreendimento, principalmente se exige grande aporte de verbas, em que requer atenção especial para avaliação do mesmo. Contudo, esse tipo de avaliação, tem interesse de várias categorias de profissionais que disputam para o sucesso do evento, em que engloba algumas pessoas assim como, o promotor, o responsável pelo seu planejamento, organizações, dentre outros, que nestes, terá o propósito de provê-los de um feedback a respeito dos trabalhos e se for o caso, aperfeiçoa-los.
Contudo, o promotor de determinado evento, deve saber se tal investimento teve retorno desejado, mas avaliando se foi conforme os seus objetivos, que não são os mesmos do promotor do evento. Com isso, quanto mais claros e mais explícitos forem estes objetivos, terá uma facilidade para a avaliação final do evento.
Então, surge uma lista de objetivos que tal promotor deve obter com um patrocinador seus objetivos genéricos e específicos, essas podem ser apresentadas através de um check-list que mostra os objetivos de cada um. Esse tipo de check-list que foi sugerida para esse tipo de avaliação, mostra uma leitura objetiva dos resultados e ilustra de forma convincente as conclusões apresentadas. Contudo, para esse tipo de avaliação, deve se tomar os itens da organização do evento, avaliando assim, o que funcionou mais ou menos bem, o que funcionou regularmente ou até mesmo o que não funcionou.

Avaliação do Ponto de Vista dos Visitantes
Cada evento tem um tipo de avaliação, e os participantes sempre tem um tipo de visão diferenciada, portanto esse tipo de avaliação, feita pelos visitantes ali presentes, é de grande interesse do promotor do evento e do patrocinador, devido estes terem uma visão também crítica de forma que ajuda no aperfeiçoamento do próximo. É por isso, que o promotor do evento, faz um incentivo externo, fazendo um tipo de sorteio ou brinde, para atrair e contar com a colaboração de visitantes e presença dos mesmos. Portanto, tais incentivos e público ali presente, deve ser bem estudado, para que não tenha nenhum tipo de problema.

Apresentação dos Resultados aos Patrocinadores
Após toda essa avaliação de determinado evento, tem que haver uma discussão a respeito dos resultados alcançados, isso deve ser feito com o patrocinador, visando assim, não só fechar a avaliação como também, propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento que será organizado pelo promotor, podendo assim, ser discutida em diferentes etapas, conforme desejarem.

Resumo do capítulo 8 do livro: "Eventos - como criar, estruturar e captar recursos"

COMUNICAÇÃO E VENDA DO PROJETO

Depois de gerada a idéia, estruturado o projeto do evento, identificado o target de possíveis investidores, analisada a viabilidade financeira e realizado o planejamento comercial, o promotor do evento enfrenta, então, a parte mais difícil de sua tarefa, que é a venda do projeto a possíveis investidores. Para tanto, ele se defrontará com dois tipos de desafios: driblar prováveis recusas e/ou vencer a concorrência de outros promotores de eventos em busca de patrocínio.A venda se dá em várias fases, e a falha em alguma delas pode resultar em dificuldade para conclusão do negócio.

Fase I - Agendamento da visita

A primeira fase das vendas consiste no agendamento da visita. O vendedor, para chegar a esse agendamento, precisa vencer a primeira barreira, que é de uma atendente ou secretária, que seja “real” ou eletrônica, mas que o atenda.Enfim, para que os contatos telefônicos sejam realizados com sucesso, é preciso seguir algumas regras: não perder o foco ou esquecer o objetivo final da ligação, que é o agendamento; ser direto e objetivo, sem rodeios; mostrar firmeza e autoconfiança, porém sem arrogância; e por fim, ser sério, porém, simpático.

Apresentação pessoal

O modo de apresentação de um vendedor deve valorizar a empresa que ele representa. Uma forma é apresentar-se com seu nome e o da empresa completos.
Transpor barreiras de entrada

O vendedor sempre passa por algumas barreiras. Além das secretárias, tem também alguns assistentes do chefe ou de um departamento, que são treinados para barrarem as pessoas. A pessoa deve ser direta e firme naquilo que diz, de modo que domine a conversa, mas sem ser agressiva; ser sucinta e decidida é uma forma eficaz de mobilizar o indivíduo que o atende.

Conseguir o agendamento

Quando o vendedor conseguir transpor a barreira da secretária terá uma possibilidade de conversar com o seu contato-target, e a forma mais fácil de enfrentar essa etapa é usar o network do promotor ou de sua empresa.A idéia é, portanto, identificar um canal de entrada na empresa-target que faça com que o vendedor passe direto pela secretária e chegue ao contato, sem barreira nenhuma.

Fase II – Primeira reunião

É a forma de como o vendedor irá se apresentar ao contato-target, pois este estará de frente ao momento mais esperado, com isso, terá que utilizar de informações estratégicas e um forte entusiasmo, porém, tem que tomar um cuidado para não dispor de muitas explicações, até porque isso pode provocar uma margem negativa antecipadamente. Portanto, deve ser dito apenas o suficiente para despertar atenção e curiosidade do contato, correndo o risco de levar um “não” contato proposto. Com isso, devem ter algumas regras que são essenciais nesta fase, que são: Empatia; Conhecimento; Abordagem consultiva; e por fim, a motivação, sendo: segurança, inovação, dinheiro, empatia e status).

Fase III – A apresentação do projeto

A apresentação do projeto e a proposta comercial deve ser realizada, no momento em que, o vendedor se sentir pronto e certo de sua abordagem, e isso, pode ocorrer até mesmo na primeira reunião, ou posteriormente, que seja agendada ao final da primeira. E isso deve ser seguido algumas regras para a preparação de tal momento, assim como: Tempo da apresentação; Infra-estrutura tecnológica; Forma de apresentação; Cópias da apresentação; e por fim, Customização real.

Fase IV – A negociação

Depois da apresentação do projeto e da proposta comercial, tanto que sejam padronizados, ou até mesmo, para aquele prospect, parte-se para a fase de negociação, em que, o vendedor enfrentará uma série de objeções e questionamentos a respeito do seu projeto e seu valor. Tem alguns tipos de situações possíveis de objeção. Assim como: negativas firme e decidida; e por questionamentos e negativas abertas. Tem também, algumas regras para uma boa argumentação das objeções, como: não brigar por posições; não ficar preso a uma objeção; e por fim, ouvir e dar crédito ao cliente.

Fase V – Conclusão

Pode-se concluir que, fica um alerta para não confiar muito e não contar com recursos que já não estejam em suas mãos. Com isso, a negociação só termina quando é feita a assinatura do contrato. Portanto, uma das habilidades de um bom vendedor, é ser imediatista e não perder o foco nem o objetivo final da negociação, que é no entanto, a assinatura do contrato.

Fase VI – Follow-up

Este tipo de etapa do processo de venda, de um evento, como o follow-up, é necessária para que o vendedor garanta a satisfação do cliente, fazendo com que este, a invista nas futuras edições do evento ou até mesmo organizados ou promovidos por sua empresa. Contudo, é preciso que o promotor possa aproveitar esse encontro para garantir a pré-assinatura de contrato referente à próxima edição do evento que for proposto.

Resumo do capítulo 7 do livro: "Eventos - como criar, estruturar e captar recursos"

DESENVOLVIMENTO DE UM PLANO DE ATAQUE

Estudo do suspect

Estudar o suspect significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos, suas estrategias, e o seu orçamento.

Processo decisório

Envolve o entendimento do processo decisório de compra sob a perspectiva do suspect, através de três perguntas:
- que papel cada pessoa da empresa desempenha?
- qual o fluxo de decisão?
- quando elas decidem?

Que papel cada pessoa desempenha

É importante que o vendedor identifique rapidamente a pessoa certa e o processo de decisão dentro da empresa, para vender seu projeto. Isto, para que o ciclo seja menor e a venda, mais bem-sucedida. Os possíveis papéis desempenhados pelas pessoas que participam da aquisição de projetos de eventos são:
- Decisor final: é aquele que dá a palavra final na decisão.
- Influenciador: é uma pessoa de confiança para a tomada de decisões da empresa. Não é facilmente identificada por não pertencer, na maioria das vezes, da área de aquisição de projetos.
- Consultor: é um indivíduo de fora da empresa que pode ser consultado sobre vantagens e desvantagens do projeto.
- Executores: são as pessoas responsáveis pela execução do evento e podem vetar um projeto, a partir de análises e observações sobre seus pontos fortes e fracos.

Fluxo de decisão

Os papeis podem ser exercidos informalmente dentro da empresa, ou de forma estruturada, onde o processo e o fluxo de decisão são bem implementados e divulgados dentro da empresa. O projeto pode entrar na empresa através da proposta do promotor (melhor para ele, por ter menos concorrência direta), ou por pesquisa que a própria empresa faz de projetos que estejam alinhados à suas propostas de marketing (maior concorrência para o promotor).

Quando eles decidem ?

A melhor época para iniciar a negociação com os suspects realciona-se com:
a. Planejamento da empresa: é importante identificar os períodos em que o departamento de marketing estará em planejamento. Recomenda-se que o vendedor aborde o suspect pouco antes deste período para garantir que seu projeto esteja na pauta de discussões.
b. Calendário fiscal: as empresas trabalham com calendários fiscais diferentres e, por isso estabelecem metas de receita e estratégias diferentes, em momentos também diferentes.

Abordagens personalizadas

É necessário que o vendedor prepare uma abordagem para que a mensagem seja eficiente e resulte em uma reunião com as pessoas corretas. Quando o vendedor já conhece pessoalmente o profissional que vai abordar, a marcação da reunião pode ser mais simples. Entretanto, quando eles não se conhecem e, ainda, quando o suspect desconhece também a empresa e o produto que serão oferecidos, é preciso estabelecer um plano de entrada para cada contato dentro da empresa, contendo os seguintes itens: contato-target (nome da pessoa que será contatada); objetivo da abordagem (para cada pessoa pode haver um objetivo diverso); forma de abordagem (com a qual o interlocutor se sinta mais à vontade para um primeiro contato, que deve ser posteriormente transformado em um contato pessoal ); mensagem (que deve ser criada a partir das necessidades e dos anseios do suspect); e plano de conversa (planejamento da conversa, considerando possíveis respostas e dúvidas).

Campanhas personalizadas

O conjunto de todos os recursos de comunicação usados para contatar formalmente a empresa-target é chamado de "campanha". Os recursos empregaos nas campanhas de venda de projetos de eventos podem ser: e-mail de apresentaçao, envio de material, evento de lançamento, telegrama, campanha de mídia e e-mails sequenciais.

Na próxima postagem divulgaremos os resultados da pesquisa realizada com os visitantes da palestra e as fotos. Aguardem!!

FOLDERS - PATROCÍNIO E APOIO

Aqui está o primeiro exemplo de folder de divulgação de uma exposição chamada "Corpo Humano":

• Patrocínio: Universidade Anhembi Morumbi; Amil; Ministério da Cultura; Prefeitura do Estado de São Paulo; Estadão Cultura; Rádio Eldorado.


• Apoio: Fundação Bradesco.

Este segundo folder é sobre o Projeto "Corredor Cultural Rua da Bahia", de uma amiga nossa, já formada no Turismo da PUC, Bernadete Rodrigues. Ele traz:

• Patrocínio: Lei Municipal de Incentivo á Cultura; Fundação Municipal de Cultural; Prefeitura de Belo Horizonte.
• Apoio: PUC Minas

Resumo do Capítulo 6 do livro: "Eventos: Como criar, estruturar e captar recursos"

Resumo do Livro Eventos do Capítulo 6:
Planejamento da Venda
Ter um bom planejamento é sempre importante, até mesmo para o sucesso na venda de determinado projeto de evento. Com isso, algumas fases devem ser incluídas assim como: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
Treinamento
Contudo, o vendedor de determinado projeto de eventos, parte logo para a negociação, quando têm a lista de possíveis investidores, dentre outros para concretizar sua venda.
Experiência na aquisição de patrocínio
Para que obtenha um sucesso maior nas vendas, é necessário que tenha uma experiência na aquisição de patrocínio, até porque, quem nunca patrocinou eventos, enfrentará grandes problemas.
Estudo do mercado de eventos
O mercado deve ser de conhecimento de todos, até porque, é algo fundamental para entrar no ramo de negócios, e também, para quem deseja vender um projeto.
Estudo do Projeto
O vendedor deve ter um domínio do projeto, e ter muitas habilidades naquilo que faz, ou seja, ter um conhecimento aprofundado a respeito do projeto elaborado. Para que, este seja vendido com sucesso, é necessário conhece-lo muito bem.
Elaboração de Material de Apoio
O projeto de determinado evento, uma vez que é estruturado, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e por fim, bastante convincente. Assim alguns documentos devem ser apresentados como: impresso redigido em softtware para texto; slides ou outro softtware; folheto elaborado; e uma revista própria.
O formato escolhido independe, deve ser algo sucinto e suficiente, em que deve conter: apresentação institucional da empresa; conceito do evento; dados que justificam o evento; público-alvo e perfil dos convidados; formato do evento; cotas de patrocínio, benefícios e valores; dentre outras.
Apresentação Institucional da Empresa Promotora
Este, deve obter toda a história da empresa, em que deve ser apresentada em poucos parágrafos, só para que tenha conhecimento. A empresa apresenta o que ela está apta a executar o evento proposto de forma primorosa. No caso de empresa nova, devem recorrer a recursos a respeito do motivo da abertura do negócio elaborado.

Conceito do Evento
Este é realizado após a apresentação da empresa e de sua história, definido quando da elaboração do projeto. Em que, deve conter: tema central; missão; objetivo principal do evento; objetivos secundários; e, o público-alvo.
Dados que justificam o Evento
Os dados que foram de apoio ao promotor do evento, em determinado processo de geração, seleção e de teste de idéias, também podem ser apresentados aos patrocinadores, como forma de comprovação a relevância do evento. Contudo, a empresa promotora pode também, realizar uma pesquisa própria, para comprovar a importância do evento, em que, deve ter credibilidade.
Público-alvo e Perfil dos Convidados
O público-alvo, deve ser feita uma apresentação, bem rápida, do perfil e das características dos participantes a serem convidados. Agora, no caso de eventos corporativos, o promotor do evento pode fornecer uma lista de convidados que deve ter: tudo sobre a empresa; tudo a respeito dos profissionais; e por fim, algumas outras informações pertinentes.
Formato do Evento
É necessário que o patrocinador se sinta dentro de determinado evento, para que também haja uma possibilidade de divulgação da marca. Com isso, este formato deve conter os seguintes aspectos: tudo sobre o local; a data; as atividades; palestrantes; e por fim, o programa.
Cotas de Patrocínio, Benefícios e Valores
As cotas desse tipo de patrocínio deve conter os seguintes: benefícios oferecidos; número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento; condições de pagamento (parcelado, com reserva antecipada), (parcelado à vista, com desconto), (duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento) e, (parcelando, conforme negociação dos prazos); construção de uma proposta única de valor (capacidade de ouvir), (flexibilidade), (criatividade), (estrutura financeira) e, planejamento comercial.
Outras informações que fazem toda a diferença
As relações entre participantes e patrocinadores devem ser definidas como: participantes confirmados; patrocinadores confirmados (perfis semelhantes), (empresas concorrentes) e, empresas parceiras). Contudo, as empresas devem também divulgar os seus patrocinadores, desde que tenham ficado satisfeitos com sua participação, em que serão questionados pelos interessados pelo assunto.

MUDANÇA DA PALESTRA

A Palestra teve que ter seu conteúdo modificado de última hora, devido ao palestrante proposto, Daniel Marques, um dia antes do combinado para o evento, ou seja, ontem (dia 06/05/08), ter cancelado sua presença. O palestrante alegou que ocorreram problemas internos na Setur e, por isso, não poderia mais ministrar a palestra.

Diante disto, ainda fizemos algumas tentativas para remarcar com o Daniel, ou que ele enviasse um representante, entretanto, o que ocorreu conosco foi justamente o que o professor Edmundo havia chamado em sua última aula, de segunda-feira 05/05, de "negativa firme".

A partir disto nos concentramos na procura de algum outro palestrante que estivesse dentro de nosso tema de palestra institucional da Setur. Após inúmeras ligações frustradas para pessoas de várias instituições, indicadas pelo "ex-palestrante" e, quase que por um milagre (com um "divino empurrãozinho" da profa. Letícia), conseguimos que o Rubens da Trindade, que trabalha já há muitos anos dentro da Setur, aceitasse este desafio de substituir nosso palestrante "furão".

Com relação ao conteúdo da palestra o grupo ficou bastante satisfeito, por termos conseguido contornar uma situação bastante problemática (que, aliás, poderia ocorrer em qualquer outro tipo de evento, o que já nos dá até alguma experiência para realizações futuras), e por conseguirmos alguém que ministrasse uma palestra sobre um tema relacionado ao de início.

Gostaria de agradecer, em nome de todo o Grupo Sentidos pela participação de todos os alunos e inclusive, salientar nossos agradecimentos públicos ao palestrante Rubens da Trindade, que mostrou-se extremamente atencioso e prestativo aceitando ministrar a palestra "de última hora", e aos professores Léticia e Edmundo, ela, por ter nos ajudado muito no momento mais crítico do evento, e ele, por ter auxiliado em todas as etapas da organização e também no momento da palestra.

Obrigada a todos.

Nayana de Castro

ENDEREÇOS DOS BLOGS DO 5º PERÍODO DE TURISMO

GRUPOS – EVENTOS/5º PERÍODO - NOITE

1. PRODUTUR: produtur.blogspot.com

2. SENTIDOS: sentidosdeminas1.blogspot.com

3. PAUSA PRUM CAFÉ: pausaprumcafe-puc.blogspot.com

4. GRANFORMAGGIO: granformaggio.blogspot.com

5. ESTÓRIA VIVA:estória-viva.blogspot.com

6. CULTURA ENGARRAFADA: culturaengarrafada.blogspot.com

GRUPOS – EVENTOS/5º PERÍODO - MANHÃ

1. ESQUINA INCOMUM: esquinaincomum.blogspot.com

2. PESSOAS DE BEM: pessoasdebem.blogspot.com

3. DEGUSTAR EVENTOS: degustareventos.blogspot.com

Resumo do Capítulo 5 do livro: "Eventos: como criar, estruturar e captar recursos"

Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto:

SUSPESTS:Empresa e envestidores do universso target, são potenciais envestidores.

PROSPECTS:Empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato.

LEADS:Empresas e pessoas que responderam ao primeiro contato.

LEADS QUALIFICADOS:Empresas e pessoas de nivel decisório.

OPORTUNIDADES:Proposta emitida ao decisor do projeto.

VENDAS:Contrato assinado. Aconstrução de cenários de cotas de patrocinio e simulção de resultados.É necessário que o promotor tome algumas precauções:

- Considerar os beneficios.
- Verificar se há universso de patrocinadores target.
- Tomar cuidado para não criar dependencia.
- Simular tambem cenários.