No momento em que se é desenvolvido determinado evento, é viável que se identifique de que forma serão oferecidos benefícios aos patrocinadores. Com isso, é preciso listar todas as possibilidades previstas de benefícios, definir cotas de patrocínio e seus valores e, por fim, elaborar as propostas comerciais para venda dessas cotas, ou seja, de determinado espaço.
Conforme foi visto, os benefícios oferecidos aos patrocinadores devem estar relacionados a um ou mais dos três objetivos principais, como exposição da marca, relacionamento e venda.
Esta exposição da marca pode ser apresentada através de algumas possibilidades e regras que são necessárias para que se garanta uma adequada oferta de benefícios aos patrocinadores ali presentes: a Divulgação da mídia, em que é preciso determinar uma grade de veiculação na própria mídia para que seja apresentado um evento, que pode ser visado através de um plano de divulgação; a Assessoria de imprensa, pode ser definida através de alguns requisitos que fazem parte da estratégia de assessoria de imprensa e devem até mesmo constar dos benefícios a menção e também o agradecimento aos patrocinadores por parte dos promotores, organizadores; as Peças de divulgação, que são inúmeras possibilidades de divulgar um evento e variam de acordo com a verba disponível e o interesse do promotor em difundir um evento; e também o Merchandising, que é o meio em que muitos promotores se apóiam para justificar a participação de patrocinadores em seus eventos. Podem ser citados algumas possibilidades de merchandising durante um evento que são essas: a Inserção da logomarca em material de sinalização do evento - a Distribuição de material promocional da empresa durante o evento - a Entrega ou sorteio de brindes - A Divulgação de vídeo - e, a Menção do patrocinador; e também pode ser colocado o Patrocínio de translado, que é quando o evento envolve deslocamento para uma outra cidade; e por fim, o Patrocínio do Keynote Speaker, que é o que oferece a possibilidade de patrocinar, com exclusividade, o principal palestrante do evento.
Para uma melhor divulgação do produto dos patrocinadores é interessante que os promotores ofereçam palestras que figurem entre as principais atrações do evento, estandes ou espaços exclusivos, ações sociais e de entretenimento como atividades esportivas, almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis, salas de relaxamento ou beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, e por fim, sala de Internet.
Contudo, algumas aquisições de cotas, devem ser oferecidas como benefícios, que vem a ser de direito de cada um dos patrocinadores, como a exposição da logomarca em todo o material de divulgação do evento e ações de merchandising no local ali escolhido.
Estratégia pré e pós-evento
Na hora de patrocinar um evento, uma das coisas que mais interessa as empresas é a aquisição, manutenção e administração do mailing list, que é uma atividade extremamente custosa, e no Brasil, de difícil acesso, principalmente quando se trata de lista segmentada.
Porém se uma empresa não desenhou uma estratégia pós-evento, antes mesmo de o evento se iniciar, não adianta de nada ter esta lista em mãos sem ao menos saber o que fazer com ela. Esta ação (pós-evento), apesar do nome, deve ser praticada antes do evento e ser estendida ate depois do termino do evento.
Cabe ao promotor do evento fazer a seguinte pergunta: “Se eu estivesse patrocinando este evento para obter o mailing dos participantes, o que eu gostaria que me fosse oferecido a mais como parte de minha estratégia pós-evento?”. E pode ser respondido por:
- Mais do que um RSVP (“Répondez, s'il vous plaît”), terá que fornecer mais do que uma lista de confirmados ao evento. Deverá ser fonte rica de dados sobre os convidados que com ele interagirem. Ações que podem ser executadas ainda no RSVP e que são altamente atrativas quando mencionadas a patrocinadores incluem:
Pesquisa de perfil;
Pesquisas específicas para o evento;
Pesquisa de lembrança da marca;
Pesquisa de conteúdo. - Contato pré-evento. De posse das informações levantadas anteriormente, o patrocinador pode interagir com os confirmados ainda antes do evento na forma de:Envio de material promocional do patrocinador antecipando o que será apresentado;
Reforço do convite;
Envio de brindes;
Pesquisa de conteúdo. - Mailing dos participantes. Assim como o RSVP é importante para qualificar os confirmados do evento, a lista dos convidados que compareceram o é para identificar o público com o qual os patrocinadores poderão interagir após o evento.
- Envio de material. Aós o evento, o patrocinador pode ter interesse em enviar aos participantes uma carta de agradecimento, personalizada com relação ao destinatário e ao conteúdo.
- Pós-evento. Como estratégia pós-evento é muito comum o patrocinador manter e fortalecer um vinculo com os participantes.
Avaliação do evento
Avaliar pontos fortes e fracos afim de eles sirvam de base para melhorias nas próximas edições.
Calcular o valor do evento
Calcular o valor de produtos ou serviços é muito complexo pois vêm ocorrendo várias mudanças no mercado, obrigando os profissionais de marketing, a se adaptarem às novas realidades.
Fase da baixa concorrência(Fase1)
O preço para qualquer produto ou serviço, durante muito tempo considerava quanto a empresa pretendia lucrar e o custo de seu fornecimento.
Fase da alta concorrência(Fase2)
O preço não era mais definido pelo promotor do evento e sim pelo mercado.
Fase da busca pela vantagem competitiva(Fase3)
Para alcançar sucesso nessa fase passou a existir um único caminho, o da diferenciação que pode ocorrer de diversas formas: no segmento do evento, nos serviços prestados, no atendimento e na imagem da empresa.
Decisões sobre níveis de cotas de patrocínio
Quando o promotor tem interesse na participação de mais de um patrocinador, pode definir cotas de patrocínio.
Um único patrocinador: Quando têm-se o valor necessário para cobrir os custos ou gerar lucros a um evento, é possível conseguir este valor com apenas um patrocinador.
Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares: O promotor oferece apenas um nível de cota, com o valor do evento sendo dividido eqüitativamente entre todos os patrocinadores.
Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados: São estabelecidos diferentes níveis, nos quais o valor é distribuído em proporções diferentes entre cada patrocinador.
