ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM PROJETO
Determinaçao do conceito de evento
O conceito de evento abrange tres itens; tema central, missao e objetivos.
Tema central
O tema cetral é o próprio titulo do evento ou seja, sua descriçao mais elaborada. A escolha do titulo deve ser feita com muito cuidado, pois é nela que faz com que seja garantia de sucesso.
Missao
Todo evento tem sua razão de existir. que é expressa por meio de sua missão, que deve ser capaz de traduzir, em poucas palavras o seu propósito e a sua contribuiçao para o mercado. A correta definiçao e a divulgaçao da missao do evento é fator crucial para o seu sucesso.
Objetivos
Definir objetivos significa saber o que se pretende de resultados quantitativos e qualitativos. Mas além de definir os resultados esperados pelo promotor, é preciso definir também os objetivos esperados pelos patrocinadores.A seguir, analisemos os objetivos sob o poto de vista do patrocinador.
Objetivo principal
O evento tem como principal propósito:
* o relacionamento
* a divulgaçao da marca; ou
*a execuçao de negócios e vendas
Objetivos secundários
Além do objetivo principal que está diretamente relacionado com as estratégias e os planos de marketing do universo dos patrocinadores temos os objetivos de forma secundaria. Para isso, o promotor abrirá oportunidades de investimentos,atraindo outras empresas que se interessem pelos seus objetivos específicos, e nao somente as de maior potencial de investimento.
Identificaçao do público-alvo e do perfil dos convidados
Definir o público-alvo é decidir quais empresas ou pessoas de diversos segmentos, regioes geográficas e perfis serao convidadas a participar do evento.
O público-alvo de um evento corporativo costma ser mais específico. Sua definiçao é composta por:
* expectativa e objetivo do número de empresas participantes;
*segmentaçao das empresas convidadas;
*expectativa e objetivo do número de profissionais participantes;
*segmentaçao dos profissionais convidados.
A definiçao do público-alvo de um evento direcionado a pessoas físicasé composta por:
* expectativa e objetivo do número de participantes;
*segmentaçao de convidados;
* expectativa de audiencia durante o período de divulgaçao e transmissao do evento.
Escolha do formato do evento
No entanto, que vem a ser identificado o público–alvo, para a realização de um evento, é possível e principalmente necessário que se faça um formato que melhor se adapte a estes. E este formato pode vir a ser identificado por: data; local; atividade e programa.
Escolha da data
Para que se obtenha um grande sucesso na escolha da data para a realização de um evento, deve-se seguir alguns critérios: pesquisar datas comemorativas; pesquisar eventos concorrentes; considerar dias da semana mais apropriados; considerar datas de fechamento de vendas; e, a sazonalidade (que é a empresa vir a amadurecer com o tempo, com a venda de seus produtos).
Definição do local
Algo decisivo para que determinado evento tenha sucesso, em relação as vendas de patrocínio e da realização do evento, é a escolha do local, que é muito importante. Com isso, o promotor tem o dever de escolher um local adequado para a realização do evento e ter a garantia que o mesmo, poderá ser realizado naquele local.
Além disto, o promotor deve averiguar se o local tem a “cara” do evento, que é analisar se é fácil o acesso para o público-alvo, ou se a região geográfica "combina" com os níveis socioeconômicos dos convidados. Analisar se a infra-estrutura do local suporta a realização do evento, a qualidade dos serviços oferecidos, a capacidade e a infra-estrutura física do local. Entretanto, deve se considerar se o local condiz com o orçamento disponível, considerando também a análise da arrecadação financeira total para o evento e a proporção que o local representa desse montante, a importância do mesmo, entre outros ítens que fazem com que este seja um sucesso de realização.
Atividades
Assim como o local deve ser escolhido de acordo com a proposta do evento, há também vários formatos de atividades e possibilidades que devem ser definidas com a mesma proporção. Contudo, as atividades devem variar de acordo com o objetivo do evento, como por exemplo: a meta for o relacionanmento, as atividades devem gerar interação entre os convidados; se o abjetivo for as vendas, elas devem promovê-las; e, se for a exposição da marca, elas devem estar mais voltadas poara a possibilidade de o patrocinador expor sua empresa e seus produtos de forma eficaz, e mais produtiva mediante os convidados.
Dentre os tipos de atividades destacam-se as palestras, reuniões, ações sociais, culturais e de entretenimento, estandes para exposição e vendas, dentre outros.
Programa
O programa do evento deve ser definido através de alguns requisitos, tais como: dias de duração; horários de início e término; horários de início e término de cada palestra e atividade; palestrantes e pequeno histórico de cada um deles; resumo de cada palestra com tópicos-chave; sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso; horários e locais das refeições; atividades paralelas como passeios atividades esportivas, excursões, dias livres, etc.
