Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos
Conforme é apresentado no texto, o promotor de determinado evento deve realizar várias pesquisas com o intuito de localizar e priorizar candidatos em condições de assumir o encargo. Contudo, serão analizados alguns requisitos que mostram as medidas que devem ser tomadas, assim como, a identificação do universo de possíveis patrocinadores; a seleção desse universo; a priorização das empresas dentro desse grupo; e a previsão dos resultados da arrecadação de recursos.
MODALIDADES DE OBTENÇÃO DE RECURSOS
PARA O FINANCIAMENTO DE EVENTOS
Os patrocinadores, hoje, tem muitas opções e buscam sempre aqueles patrocinados que mais crescem no mercado, para que invistam em suas verbas e para obterem melhores retornos para o seu investimento, tanto financeiro, quanto institucional, de acordo com os objetivos esperados.
Atualmente, o mercado apresenta várias fontes de obtenção de recursos assim como, patrocínio, co~patrocínio, patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal, parceria, apoio e venda de ingressos ou convites.
Além disto, o patrocinador tem uma um valor inestimável na elaboração de determinado projeto uma vez que, o patrocínio, é a transferência de recursos financeiros de um patrocinador para um promotor, com o intuito de realizar um evento ou de uma ação com finalidades que podem ser, por exemplo,promocionais.
As vantagens do patrocínio podem ser definidas através de alguns critérios: Vantagem financeira, que tem a participação de terceiros; Alavancar a imagem do eventoe do promotor, com a participação de algumas marcas bem famosas; e por fim, Alavancar os resultados com a participação de parceiros, que é quando a empresa promotora do evento tem parceiros que complementam o seu negócio.
Já as desvantagens do patrocínio podem ser: Efeito sombra, em que, se a marca dos patrocinadores sobressair demasiadamente, pode ofuscar a do promotor do evento; Dependência, que se um patrocinador for responsável por cobrir, totalmente ou em grande parte, os custos do evento, haverá uma relação de dependência muito grande entre o promotor e patrocinador; “Carnaval de marcas”, que se for necessário um número elevado de patrocinadores para cobrir os custos do evento, o promotor pode promover um “carnaval de marcas”, não sendo benéfico pra ninguém; “Amigo-concorrente”, que mesmo sem a intenção de abrir espaço para que concorrentes diretos patrocinem seu evento, o patrocinador pode, sem perceber, arrecadar empresas concorrentes indiretas.
O patrocínio pode ser realizado com uso das leis de incentivo fiscal, que é uma subcategoria baseada na troca de recursos do patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa, utilizando-se das leis de incentivo fiscal.
O co-patrocínio ocorre quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de determinado evento, promovido e organizado por um terceiro.
A parceria é a junção de esforços e até mesmo de recursos complementares de duas ou mais empresas, com objetivos e interesses equivalentes.
Já o apoio, é a disponibilização de recursos próprios, não-financeiros, porém necessários ao evento. Com isso, o apoio é empregado de acordo com algumas atividades, tais como: Divulgação do evento, que empresas do setor de mídia e entretenimento são apoiadores usuais de eventos; Promoção do evento, que são as empresas do setor varejista e de mídia e entretenimento; Administração da venda de ingressos, que são as empresas do setor financeiro, assim como, as de apoio na comercialização e administração; Transporte, que são as companhias de transporte aéreo e terrestre costumam apoiar eventos oferecendo os seus transportes; Pacote de viagens e hospedagem. Que são as empresas do setor turístico e hoteleiro, que podem oferecer serviços de hospedagem e transporte; Infra-estrutura, que dependendo do evento é necessária para uma estrutura pelo menos razoável, de acordo com o que for utilizado no mesmo; e por fim, Produção, em que empresas do setor papeleiro, gráfico de impressão, podem aferecer apoio na produção de folhetos e outros.
No entanto, podem ser identificadas algumas modalides de apoio, que podem ser denominadas como: Transporte oficial; Promoção; Apoio institucional e Vendas de ingressos.
Agora a venda de ingressos/convites, podem ser definidos de forma que é a obetenção de recursos por meio da venda de ingressos aos convidados do evento, e essa divulgação é realizada somente pelo público final e não pelos patrocinadores do evento.
IDENTIFICAÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS
PATROCINADORES
Os objetivos dde determinada empresa, para arrecadação de recursos e o número-alvo de patrocinadores, deve ser algo já em mente do promotor. Até porque, o objetivo da empresa, é de buscarem recursos com diferentes propósitos, assim como, as que buscam uma cobertura parcial ou total dos custos, tem as que tem um meio para gerar negócios e, as que cujo objetivo é gerar lucro com o evento.
Este número-alvo de patrocinadores, podem ser definidos de forma que, o promotor pode ter como objetivo a participação de apenas um grande patrocinador que financie todo o evento realizado. Que são estabelecidos alguns limites assim como: Limite mínimo, que não é possível trazer o retorno financeiro desejado; e o Limite máximo, que extrapola os resultados financeiros, mas não atraindo patrocinadores.
Identificação de segmentos
Algumas categorias a respeito de segmento-alvo, podem ser identificadas pelos: Segmentos diretos, que são relacionados ao conteúdo do evento; os Segmentos indiretos, que relacionados ao contéudo do evento; e por fim, os Parceiros, que independente de qual segmento que se refere, todos devem fazer parte da lista dos patrocinadores.
Relação de empresas-alvo
O promotor tem por finalidade, preparar uma relação de todas as empresas constantes em cada um dos segmentos, que devem ser listados direta e indiretamente e até mesmo por parceiros de negócios da empresa.Os segementos diretos devem ser definidos como: de pequeno porte, de médio porte e de grande porte.
Identificação do potencial de arrecadação dos segmentos-alvo
Essa identificação do potencial, deve ser apresentada conforme o cálculo de investimento dos segmentos-alvo. Que é feita de acordo com a experiência do promotor e também deve ser baseada em pesquisas em fontes internas e externas à empresa demonstrada.
SELEÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES
Algumas pesquisas que se relacionam a segmentos, elas são listadas as empresas em que, cada um é composto, que por fim, serão contratadas comercialmente, assim como, alguns aspectos que podem ser citados: Perfil das empresas; Objetivos de marketing; Estratégias de eventos; Orçamento destinado a eventos. Em que, é sempre importante verificar essas informações e quais serão suas finalidades. Mas, dependendo do nímero de empresas selecionadas como target, que são intituladas suspects, e será mais ou menos viável o estudo dessas determinadas informações.
Perfil da empresa
O que se pode visualizar é que o tipo de evento e o objetivo do promotor, necessita de informações para compor o perfil dos suspects, que variam de acordo com esses aspectos realizados no estudo. No entanto, as informações próprias do perfil de uma empresa referem- se a: nome; endereço; telefone; website; faturamento; anual; segmento; principais executivos; produtos e serviços; descrição do negócio; concorrentes; clientes; fornecedores; e distribuidores, dentre outras.
São feitas algumas previsões de vendas, sendo que essas são realizadas através de quatro possibilidades: novos produtos para clientes atuais; novos produtos para novos clientes; atuais produtos para clientes atuais; e atuais produtos para novos clientes. E essa receita total pode ser dada através de quatro quadrantes.
No entanto, podem ser citados mais três exemplos de ações de marketing, e este é dado por três empresas fictícias: a primeira, fabricante de impressoras; a Segunda, de serviços de televisão a cabo, e a terceira, de aviação, com o resultado da análise dos objetivos por trás dessas ações.
Análise dos componentes do plano de marketing
Como análise da viabilidade do projeto, tem um outro aspecto que deve ser considerado pelo promotpr de eventos, que é no caso, a forma de destinação dos recursos e orçamento dos suspects. No entanto, como forma de distribuição, será analisado o objetivo principal com cada atividade, que pode ser classificada como: Exposição da marca; relacionamento; e por fim, vendas.
Modelo de negócios
De acordo com a análise do plano de marketing, deve ser considerado um outro aspecto, até mesmo para influência na propensão da empresa em investir na proposta, que é o seu modelo de negócio. E de acordo com alguns dados contabilizados de conforme o objetivo e tipo de cada evento, estes serão reunidos numa obra, e será possível identificar a estratégia de eventos da empresa e seus objetivos de marketing que devem ser alcançados.
Estratégia de eventos
Primeiramente, deve-se identificar o objetivo de marketing da empresa, analisando assim, o seu crescimento, aquisição ou consolidação, e é preciso que haja a distribuição do orçamento e dos recursos entre cada atividade, mediante o estudo de estratégias de eventos da empresa relacionada. E com o intuito de identificar eventos similares, parte de uma pesquisa com fontes externas e que analisam: Forma de participação, assim como, historicamente, as empresas costumam investir em eventos, da mesma forma, ano a ano; E buscar o Objetivo principal, que são as empresas que optam por aquisição a novos clientes, até mesmo por ações de vendas.
Análise dos resultados
Conforme foi analisado por FastPrint, esta é uma empresa que está aberta a propostas de eventos, assim como: Objetivo de venda; e por, Objetivos de exposição da marca.
Compilação dos dados
Esta compilação dos dados, ou seja essa reunião de dados, levam em consideração alguns aspectos importantes para a análise, que se relacionam através de determinados itens, como: Volume; e a Sazonalidade.
Orçamento destinado a eventos
Após o estabelecimento dos objetivos, estratégias e planos de ação, que são definidos pelas empresas, é sempre fieto um orçamento da área de marketing. E para que isso seja realizado com sucesso, é necessário que conheça primeiramente, o orçamento disponível para eventos e sua proporção em relação ao total de marketing, que pode apoiar o promotor na elaboração de um evento em determinada empresa.
PRIORIZAÇÃO DAS EMPRESAS DENTRO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES
Conforme foram realizadas as pesquisas, é possível o promotor selecionar as empresas-target, que podem ser utilizadas algumas ferramentas de apóio à priorização, que são considerados dois aspectos: as empresas com maior propensão a investir no patrocínio, divididas por porte, segmentos, dentre outras; e as empresas que mais interessam ao promotor.
Ferramenta de priorização do universo
No que se refere a literatura especializada em marketing, várias metodologias para priorizar targets, com o intuito de arrecadação de verba que incluam valores financeiros, excluindo os apoios.
Critérios utilizados
A metodologia, é aplicada de forma que atenda os critérios de classificação uma pontuação adequada e bem alinhada, que devem ser consideradas por: Valor de imagem; Relacionamento; Potencial de investiment; Histórico de investimento; e por fim, Alinhamento do evento.
Aplicação
As empresas, devem sempre fazer um planilha de cálculo, que devem ser listadas as mesmas do segmento e anotar o valor das notas atribuídas a cada critério utilizado, que é um procedimento dotado para todos os segmentos-target de patrocínio.
Definição e divulgação da must win
A must win é a definição do universo das empresas potenciais investidoras, que tem um certo interesse do promotor do evento, mas em número restrito. Com isso, faz com que haja um atendimento prioritário, que dever ser repassado a todas as organizações e na venda de um evento.
